شما یک کارمند پرونده در یک دفتر وکالت مهاجرتی هستید. هر صبح سه یا چهار ایمیل تأییدیه برای موکلان می‌نویسید. هر بار همان اطلاعات تکرار می‌شود: نام موکل، شماره پرونده، نوع ویزا، و فهرست مدارک. این اطلاعات از قبل در پرونده موجود است. این کار خلاقانه نیست. فقط کپی و قالب‌بندی است، و تا تمام نشود نمی‌توانید سراغ کار اصلی بروید. نوشتن ایمیل با کمک هوش مصنوعی دقیقاً همین مشکل را حل می‌کند، و این راهنما نشان می‌دهد از همین امروز چطور شروع کنید.
گلوگاه ایمیل واقعی است
یک کارمند پرونده در دفتر مهاجرتی هر روز صبح همان اطلاعات موکلان را دوباره در ایمیل‌های تأییدیه تایپ می‌کند. اطلاعات از قبل در پرونده هست. این کار خلاقانه نیست. سه یا چهار بار در روز، فقط کپی و قالب‌بندی است.
یک هماهنگ‌کننده معاملات در یک دفتر مشاور املاک هم همین وضع را دارد. هر بار که پیشنهادی پذیرفته می‌شود یا تاریخ نهایی شدن معامله تأیید می‌شود، باید یک ایمیل وضعیت برای خریدار، فروشنده، بانک و مشاور بنویسد. جزئیات کمی فرق می‌کند. ساختار ایمیل تغییر نمی‌کند.
این‌ها استثنا نیستند. منشی یک مطب در طول روز یادآوری وقت می‌فرستد. یک حسابدار مالیاتی هر فصل به موکلانی که هنوز رسیدهایشان را نفرستاده‌اند پیام می‌دهد. این زمان‌ها جمع می‌شوند، خیلی سریع‌تر از آنچه اکثر صاحبان کسب‌وکار متوجه می‌شوند.
چرا ایمیل بهترین نقطه شروع با هوش مصنوعی است
قبل از هر کار دیگری، ارزش دارد ایمیل را با هوش مصنوعی امتحان کنید. ریسک پایین است و نتیجه سریع است.
لازم نیست هیچ نرم‌افزاری در کسب‌وکارتان عوض شود. لازم نیست هوش مصنوعی به پایگاه داده موکلان یا سیستم صورتحساب‌تان وصل شود. اطلاعات را در ابزار می‌گذارید، پیش‌نویس را می‌خوانید، چند تغییر کوچک می‌دهید و می‌فرستید.
نگرانی درباره افشای اطلاعات حساس هم در این حالت جای ندارد. شما فایل کامل موکل را به هوش مصنوعی نمی‌دهید. همان اطلاعاتی را می‌دهید که به یک دستیار دیکته می‌کردید: اسم موکل، هدف ایمیل، و نکات کلیدی که باید ذکر شود.
دلیل دیگر اینکه ایمیل برای اولین پروژه هوش مصنوعی مناسب است این است که اکثر ایمیل‌هایی که از نوشتنشان حوصله ندارید، تکراری هستند. کارهای تکراری دقیقاً همان چیزی است که هوش مصنوعی خوب انجام می‌دهد. ایمیل پیگیری بعد از یک جلسه مشاوره، یک متن خلاقانه نیست. یک پیام ساختارمند با شکل قابل پیش‌بینی است.
چطور با استفاده از هوش مصنوعی لحن خودتان را حفظ کنید
فرآیند واقعی این‌گونه است. سه چیز به هوش مصنوعی می‌دهید: هدف ایمیل، اطلاعات کلیدی، و لحنی که می‌خواهید. هوش مصنوعی یک پیش‌نویس برمی‌گرداند. سی ثانیه می‌خوانید، یکی دو جمله را به سبک خودتان تغییر می‌دهید، و می‌فرستید.
یک وکیل که تازه یک جلسه اولیه را تمام کرده ممکن است چیزی شبیه این بنویسد: «یک ایمیل پیگیری برای موکل جدیدم بنویس. امروز برای بررسی یک قرارداد با هم جلسه داشتیم. جلسه بعدی دو هفته دیگر است. حق‌الوکاله را تأیید کن، یادآوری کن که قرارداد امضاشده را بیاورد، و لحن حرفه‌ای اما صمیمی باشد.» هوش مصنوعی یک پیش‌نویس کامل می‌دهد. وکیل یک جمله را که شبیه خودش نیست عوض می‌کند و می‌فرستد. دو دقیقه به جای ده دقیقه.
این نگرانی که هوش مصنوعی ایمیل‌هایتان را کلیشه‌ای می‌کند، یک راه‌حل ساده دارد: یک یادداشت کوتاه بنویسید که توضیح می‌دهد چطور دوست دارید ارتباط برقرار کنید. کلماتی که استفاده می‌کنید. کلماتی که از آن‌ها پرهیز می‌کنید. اینکه با «سلام» شروع می‌کنید یا «با احترام». این یادداشت را هر بار بالای دستورالعملتان قرار دهید. هوش مصنوعی آن را دنبال می‌کند و پیش‌نویس‌ها به مرور کمتر نیاز به ویرایش دارند.
هنوز هم هر پیش‌نویس را قبل از ارسال مرور می‌کنید. چیزی که از بین می‌رود فقط صفحه سفید است.
شروع کنید، بدون پیچیده‌کاری
ساده‌ترین راه این است که یک دستیار هوش مصنوعی عمومی را در مرورگرتان باز کنید. نیازی به نصب نیست. بعضی ابزارها افزونه‌هایی دارند که مستقیم داخل Gmail یا Outlook کار می‌کنند و نیازی نیست صندوق ورودی‌تان را ترک کنید. اما از روز اول به این‌ها نیازی ندارید.
یک نوع ایمیل که بیش از دو بار در هفته می‌نویسید انتخاب کنید. سه یا چهار اطلاعاتی که بین نسخه‌ها فرق می‌کند را بنویسید: اسم موکل، مدرک خاصی که لازم است، تاریخ وقت بعدی. بعد یک جمله درباره لحنتان اضافه کنید.
اولین دستورالعملتان ممکن است این‌گونه باشد: «داری به من کمک می‌کنی ایمیل‌های موکلان یک دفتر حسابداری کوچک را بنویسم. لحن من صمیمی و حرفه‌ای است. از اصطلاحات تخصصی استفاده نمی‌کنم. یک ایمیل به موکلی به اسم داوود بنویس که یادآوری کند قبل از اینکه بتوانیم اظهارنامه مالیاتی‌اش را تکمیل کنیم، به رسیدهای کسب‌وکارش از فصل گذشته نیاز داریم.»
پیش‌نویس را بخوانید. اگر جمله‌ای شبیه شما نیست، آن را بازنویسی کنید و یادداشت کنید چه چیزی را تغییر دادید. این ترجیح را دفعه بعد به دستورالعملتان اضافه کنید. بعد از سه یا چهار ایمیل، یک دستورالعمل آماده دارید که می‌توانید دوباره استفاده کنید. از آن نقطه به بعد، نوشتن یک ایمیل معمولی برای موکل از درست کردن یک فنجان چای هم کمتر وقت می‌گیرد.
قدم بعدی
نوشتن ایمیل یک قدم اول خوب است چون ثابت می‌کند ایده کار می‌کند، بدون اینکه نیازی باشد نحوه کار کسب‌وکارتان را تغییر دهید. وقتی دیدید که جواب می‌دهد، سوال طبیعی بعدی این است: چه چیز دیگری در هفته‌ام شبیه این است؟ تأیید وقت‌ها. فهرست‌های دریافت اطلاعات اولیه. پیگیری‌های بعد از جلسات مشاوره. همه این‌ها با همین رویکرد قابل انجام هستند.
اگر می‌خواهید بدانید کدام کارهای دیگر در کسب‌وکارتان می‌توانند از هوش مصنوعی بهره ببرند بدون اینکه عملیاتتان به هم بریزد، یک جلسه رایگان ۲۰ دقیقه‌ای در fa/book/ رزرو کنید. با یک فهرست کوتاه از جاهایی که هوش مصنوعی واقعاً وقتتان را ذخیره می‌کند، و جاهایی که هنوز ارزشش را ندارد، از جلسه خارج می‌شوید.