سه ماه پیش یک ابزار هوش مصنوعی خریدید، چون دقیقاً همان چیزی به نظر میرسید که شرکتتان نیاز دارد. حالا همان ابزار یا اصلاً استفاده نمیشود، یا نیمهتنظیم رها شده، و تیمتان دقیقاً مثل قبل کار میکند. اگر این وضعیت آشناست، بدانید که تنها نیستید. مشکل تقریباً هیچوقت از ابزار شروع نمیشود. از این شروع میشود که قبل از اینکه بدانید آیا کسبوکارتان آماده است یا نه، خرید کردهاید.
آمادگی برای هوش مصنوعی یک گواهینامه فنی نیست. یک نگاه صادقانه است به چهار چیز: آدمها، فرآیندها، دادهها و سیستمها. وقتی این چهار با هم هماهنگ باشند، حتی یک ابزار ساده هم میتواند تفاوت واقعی ایجاد کند. وقتی هماهنگ نباشند، ابزار به جای کمک، اوضاع را بدتر میکند.
چرا آمادگی مهمتر از خرید است
رایجترین و پرهزینهترین اشتباه در استفاده از هوش مصنوعی در کسبوکارهای کوچک این است که اول ابزار انتخاب میشود. صاحب کسبوکار یک دمو میبیند، چند مقاله میخواند و اشتراک میخرد. بعد پیادهسازی گیر میکند، چون هیچکس روی این موضوع توافق نکرده بود که اصلاً دارند چه مشکلی را حل میکنند.
ابزارهای هوش مصنوعی هر چیزی که در کسبوکارتان وجود دارد را تقویت میکنند. اگر دادههایتان نامنظم است، ابزار سریعتر نتایج غیرقابل اعتماد تولید میکند. اگر فرآیندتان مبهم است، ابزار همان سردرگمی را خودکار میکند. خرید بدون ارزیابی یک چرخه ایجاد میکند: خرید، پیادهسازی ناقص، رها کردن، و تیمی که هر بار کمی کمتر به سیستمهای جدید اعتماد میکند.
ارزیابی آمادگی برعکس این مسیر را طی میکند. یک فیلتر است که از خریدهای اشتباه جلوگیری میکند. به شما میگوید اول چه چیزی را درست کنید تا وقتی خرید کردید، ابزار واقعاً کار کند.
چهار پایه آمادگی برای هوش مصنوعی
آمادگی را مثل یک میز چهارپایه تصور کنید. اگر یک پایه کوتاه باشد، کل میز تکان میخورد.
آدمها یعنی دو چیز: اینکه آیا تیمتان راحتی پایهای برای استفاده از ابزارهای جدید دارد، و اینکه آیا میفهمند چرا دارید یک ابزار جدید معرفی میکنید. تیمی که هوش مصنوعی را تهدیدی برای شغلشان میبیند، حتی اگر چیزی نگوید، بیسروصدا مقاومت میکند. همراهی اعضای تیم به اندازه مهارت اهمیت دارد.
فرآیندها یعنی گردش کارهای مستند. گردش کار یعنی توالی مراحلی که تیمتان برای انجام یک کار دنبال میکند. در بسیاری از شرکتهای کوچک، این توالی فقط در ذهن یک نفر وجود دارد. مثلاً در یک دفتر مهاجرت، ممکن است فقط یک کارشناس بداند چطور مدارک موکلان را جمعآوری و دستهبندی کند. وقتی او نیست، پروندهها ناقص میمانند. این فرآیند باید قبل از اینکه هر ابزار هوش مصنوعی بتواند کمک کند، روی کاغذ بیاید.
دادهها یعنی اطلاعاتی که کسبوکارتان جمع میکند: پرونده موکلان، فرمهای اولیه، یادداشتهای پرونده، فاکتورها، تاریخچه وقتملاقاتها. برای اینکه هوش مصنوعی قابل اعتماد کار کند، این دادهها باید نسبتاً مرتب باشند (یکنواخت و دقیق) و قابل دسترس باشند (در جایی ذخیره شده باشند که ابزار بتواند به آنها برسد، نه پراکنده بین کاغذ و ایمیل).
زیرساخت یعنی سیستمهایی که کسبوکارتان روی آنها اجرا میشود: نرمافزار مدیریت پرونده، CRM شما (CRM سیستمی است برای پیگیری ارتباطات و روابط با موکلان)، پلتفرم حسابداری، ایمیل. یک ابزار هوش مصنوعی باید به این سیستمها متصل شود. اگر این سیستمها با هم حرف نمیزنند، هوش مصنوعی هم نمیتواند.
چطور صادقانه خودتان را ارزیابی کنید
برای پاسخ به این سوالها نیازی به مشاور ندارید. هر پایه را بررسی کنید و بله یا خیر جواب دهید.
برای آدمها: - آیا اعضای تیمتان معمولاً نرمافزارهای جدید را بدون مقاومت جدی قبول میکنند؟ - آیا میتوانید یک نفر در تیمتان نام ببرید که ابزار جدید را حمایت کند و به بقیه کمک کند از آن استفاده کنند؟ - آیا کارکنانتان در سطح پایه میفهمند که دارید چه مشکلی را حل میکنید؟
برای فرآیندها: - آیا گردش کارهای اصلیتان جایی نوشته شدهاند، حتی به صورت خلاصه؟ - اگر با تجربهترین عضو تیمتان فردا برود، آیا شخص دیگری میتواند با یک راهنمای نوشته شده کارش را انجام دهد؟ - آیا روش استانداردی برای پذیرش موکل جدید، پرونده جدید یا پروژه جدید از ابتدا تا انتها دارید؟
برای دادهها: - آیا اطلاعات موکلانتان در یک سیستم مرکزی ذخیره شده، یا بین ایمیل، فایل اکسل و کاغذ پراکنده است؟ - آیا اعضای مختلف تیم هنگام ثبت اطلاعات از یک اصطلاح و فرمت یکسان استفاده میکنند؟ - آیا میتوانید در کمتر از ده دقیقه یک لیست تمیز از موکلان فعالتان تهیه کنید؟
برای زیرساخت: - آیا نرمافزارهایی که امروز استفاده میکنید به هم متصل هستند، یا یک نفر باید دادهها را دستی بین آنها وارد کند؟ - آیا میدانید دادههای کسبوکارتان دقیقاً کجا هستند و چه کسی روی آنها کنترل دارد؟
اگر در یک پایه بیشتر جوابهایتان خیر بود، آن پایه نقطه ضعف شماست. یک دفتر حقوقی که فرمهای اولیهاش کاغذی است و اطلاعات موکلان باید دستی در سیستم مدیریت پرونده وارد شود، هم مشکل داده دارد هم مشکل فرآیند. یک آژانس مشاوره مهاجرت که هر کارشناس فایل اکسل جداگانه خودش را دارد، مشکل زیرساخت دارد. هیچکدام از این شرکتها از استفاده از هوش مصنوعی محروم نیستند. فقط میدانند از کجا شروع کنند.
اگر هنوز آماده نیستید چه کنید
آمادگی جزئی کافی است که شروع کنید. شرکتی که دادههایش نامنظم است اما میداند دقیقاً میخواهد چه مشکلی را حل کند، از شرکتی که سیستمهای کاملی دارد ولی نمیداند چه هدفی دارد، آمادهتر است.
از ضعیفترین پایه شروع کنید و یک چیز را درست کنید. اگر فرآیندهایتان مستند نیستند، تکراریترین کارتان را انتخاب کنید و همین هفته مراحلش را بنویسید. اگر دادههایتان پراکنده است، یک نوع پرونده را انتخاب کنید و آن را به یک جای واحد منتقل کنید. پیشرفتهای کوچک به سرعت روی هم انباشته میشوند.
چند نقطه شروع عملی:
- اگر تیم نقطه ضعف است، یک گفتگوی صادقانه داشته باشید درباره اینکه چرا دارید هوش مصنوعی را در نظر میگیرید و روز کاری آنها چطور تغییر میکند. مقاومت معمولاً از نگرانی میآید، نه لجاجت.
- اگر فرآیند نقطه ضعف است، ببینید آیا چیزی برای انطباق یا آموزش قبلاً نوشته شده. بسیاری از شرکتهای خدماتی بیشتر از آنچه فکر میکنند مستندات دارند.
- اگر داده نقطه ضعف است، سعی نکنید همه چیز را یکجا پاکسازی کنید. مشخص کنید ابزار هوش مصنوعی به چه دادهای نیاز دارد و همان را اول مرتب کنید.
- اگر زیرساخت نقطه ضعف است، بپرسید آیا نرمافزارهای فعلیتان قابلیت اتصال یا خروجی گرفتن دارند که تا حالا استفاده نکردهاید. بسیاری از سیستمها راحتتر از آنچه صاحبان کسبوکار فکر میکنند به هم وصل میشوند.
نیازی به یک بازنگری کلی ندارید. فقط به اندازه کافی شفافیت نیاز دارید که یک قدم بردارید بدون اینکه پول را برای چیز اشتباه هدر دهید.
قدم بعدی شما
دانستن اینکه آیا کسبوکارتان برای هوش مصنوعی آماده است، مفیدترین کاری است که میتوانید قبل از خرج کردن هر ریالی برای هر ابزاری انجام دهید. چهار پایه به شما یک چارچوب میدهند. سوالهای خودارزیابی یک نقطه شروع صادقانه میدهند.
اگر میخواهید بیشتر پیش بروید، چکلیست رایگان آمادگی هوش مصنوعی را دانلود کنید و خودتان را در هر چهار پایه یکجا امتیازدهی کنید. یا یک تماس مقدماتی رایگان ۱۵ دقیقهای رزرو کنید تا درباره وضعیت فعلی کسبوکارتان صحبت کنیم. بدون فروش، بدون فشار. فقط یک تصویر روشن از آنچه دارید، آنچه نیاز دارید و آنچه منطقی است انجام دهید.