شش هفته پیش ایدهی استفاده از هوش مصنوعی در کسبوکارتان به نظر جذاب آمد. حالا پشت میزتان نشستهاید و نمیدانید از کجا شروع کنید. همه چیز مثل یک پروژهی ششماهه به نظر میرسد، با بودجهی سنگین و احتمال شکست بالا. این ترس بیدلیل نیست. اتفاقاً نشانهی درستفکری است. اشتباه رایج کسبوکارهای کوچک در اولین پروژهی هوش مصنوعی این است که خیلی بزرگ شروع میکنند.
چرا اولین قدم باید کوچک باشد
یک پروژهی بزرگ هوش مصنوعی از شما میخواهد همه چیز را با هم عوض کنید: ابزارها، فرآیندها، عادتهای تیم، و دادهها. وقتی چیزی خراب میشود، و همیشه یک چیزی خراب میشود، نمیفهمید کدام بخش مشکل داشته. یک پروژهی کوچک فقط یک چیز را تغییر میدهد. اگر کار کرد، میدانید چرا. اگر نکرد، آن را هم میدانید و چیز زیادی از دست ندادهاید.
سرعت هم به اندازهی ایمنی اهمیت دارد. یک موفقیت سریع یعنی یک کار مشخص و قابل اندازهگیری که بتوانید در دو تا هشت هفته اجرا کنید. هزینهاش خیلی کمتر از چیزی است که فکر میکنید. و یک نتیجهی ملموس به دنبال دارد: وقت صرفهجوییشده، خطاهای کمتر، یا فرآیندی که دیگر نیازی به نظارت لحظهبهلحظه ندارد.
دلیل دیگر برای شروع کوچک، اعتمادسازی است. تیم شما دارد نگاه میکند. اگر اولین تجربه، حتی در حد متوسط، موفق باشد، بحث بعدی دربارهی هوش مصنوعی از «آیا باید امتحان کنیم؟» به «قدم بعدی چیست؟» تغییر میکند. یک مثال عملی موفق، فرهنگ سازمان را سریعتر از هر سند استراتژیک تغییر میدهد.
سه نوع موفقیت سریع
بیشتر موفقیتهای سریع در شرکتهای خدماتی کوچک در یکی از سه دسته جا میگیرند. احتمالاً حداقل یکی از اینها را بلافاصله میشناسید.
ورود تکراری اطلاعات رایجترین نوع است. این یعنی هر کاری که یک کارمند اطلاعات را از جایی میگیرد و در جای دیگری تایپ میکند. مثلاً کارشناس پذیرش یک شرکت مهاجرتی ممکن است روزی دو ساعت وقت بگذارد و اسم، شماره تلفن و نوع ویزای متقاضیان را از ایمیل به CRM، قالب سند، و سیستم پیگیری وارد کند. یک اطلاعات، سه بار توسط یک انسان، هر روز. یک گردشکار خودکار میتواند ایمیل را بخواند و هر سه سیستم را در چند ثانیه پر کند.
تولید اسناد دستهی دوم است. این شامل هر سندی میشود که تیم شما بارها و بارها با تغییرات کوچک تهیه میکند. مثلاً دستیاران حقوقی یک دفتر وکالت ممکن است هفتهای چهار ساعت صرف نوشتن قراردادهای تقریباً یکسان کنند که فقط اسم موکل، نوع پرونده و حقالوکالهشان فرق دارد. یک ابزار نوشتن مبتنی بر هوش مصنوعی میتواند پیشنویس اول را در سی ثانیه تولید کند. وکیل همچنان بررسی و امضا میکند. دستیار دیگر از صفر تایپ نمیکند.
ارتباط روتین با مشتری دستهی سوم است. مثلاً پذیرش یک کلینیک دندانپزشکی ممکن است روزانه برای بیست یا سی بیمار یادآوری وقت بفرستد و هر پیام را جداگانه تایپ کند. یک گردشکار خودکار میتواند در زمان مشخصی قبل از هر وقت، یک یادآوری شخصیسازیشده ارسال کند، بدون اینکه کسی صفحهکلید را لمس کند.
چطور موفقیت سریع خودتان را پیدا کنید
نیازی نیست کل کسبوکارتان را بررسی کنید. فقط باید یک کار پیدا کنید که بیشتر این معیارها را داشته باشد.
- آیا این کار هر بار یکسان است یا تقریباً یکسان؟
- آیا حداقل یک بار در هفته انجام میشود؟
- آیا شامل جابجایی اطلاعات بین دو یا چند ابزار است، یا نوشتن پیامهای مشابه به صورت مکرر؟
- آیا میتوانید زمانی که الان صرف آن میشود را اندازه بگیرید؟
- آیا تیم شما واقعاً از یک نسخهی بهتر استفاده میکند؟
اگر به سه سوال یا بیشتر جواب بله دادید، یک کاندیدا پیدا کردهاید. هدف پیدا کردن چشمگیرترین کاربرد هوش مصنوعی نیست. هدف پیدا کردن کاری است که تیم شما همیشه از آن گله میکند. همان که کسی میگوید: «باورم نمیشه هنوز اینو دستی انجام میدیم.»
مشاوران یک آژانس مسکن که برای هر ملک سه نسخهی متن تبلیغاتی مینویسند، ادمین یک موسسهی آموزشی که نتایج نظرسنجیهای پایان دوره را دستی در یک گزارش جمع میکند، حسابدار یک دفتر مالی که دادههای فاکتور را از ایمیلهای مشتریان در دو سیستم جداگانه وارد میکند. اینها مشکلات جذابی نیستند. اما دقیقاً اندازهی درستی دارند.
از ایده تا اجرا: قدمهای اول
اولین قدم خرید نرمافزار نیست. قبل از اینکه به هر ابزاری دست بزنید، بنویسید که فرآیند فعلی واقعاً چطور کار میکند. نه آنطور که باید کار کند. همانطور که امروز کار میکند، شامل راهحلهای موقت و مراحل دستی که هیچکس مستندشان نکرده.
بعد تعریف کنید موفقیت به زبان ساده یعنی چه. «این کار الان سه ساعت در هفته طول میکشد. اگر با فرآیند جدید به سی دقیقه برسد، موفق بودهایم.» این یک تعریف قابل اندازهگیری است. بدون آن نمیدانید پروژه کار کرده یا نه.
بعد ابزار مناسب کار را انتخاب کنید. پلتفرمهای اتوماسیون کمکد، یعنی ابزارهایی که بدون نوشتن کد میتوانید سیستمها را به هم وصل کنید و گردشکار بسازید، اغلب برای اولین موفقیت سریع کافی هستند. ابزارهای نوشتن مبتنی بر هوش مصنوعی هم برای پیشنویس اسناد کافیاند. نه به یک توسعهدهنده نیاز دارید، نه به یک سیستم سفارشی.
فرآیند جدید را دو تا چهار هفته در کنار فرآیند قدیمی اجرا کنید. روش قدیمی را تا وقتی که روش جدید ثابت نشده قطع نکنید. این دورهی موازی خطاها را قبل از اینکه به مشتریان آسیب بزنند شناسایی میکند و به تیم فرصت میدهد به گردشکار جدید اعتماد کند.
وقتی نتایج ثابت شد، تغییر دهید. روش قدیمی را آرشیو کنید. زمان واقعی صرفهجوییشده را با تعریف موفقیتتان مقایسه کنید.
بعد از این چه اتفاقی میافتد
وقتی اولین موفقیت سریع شما در حال اجراست، یک چیز تغییر میکند. حالا شواهد مستقیمی دارید که هوش مصنوعی در عملیات خاص شما چه میتواند بکند و چه نمیتواند. میدانید تیم شما واقعاً از کدام ابزارها استفاده میکند. یک بودجه و زمانبندی واقعی دارید که از تجربهی خودتان آمده، نه از برآورد یک فروشنده.
این دانش پروژهی دوم را سریعتر و کمریسکتر میکند. الگویی که ساختید، یعنی مستندسازی، تعریف موفقیت، اجرای موازی و اندازهگیری، برای هر پروژهی بعدی هم به کار میرود.
رایجترین دلیل شکست اولین پروژههای هوش مصنوعی گسترش بیرویهی دامنه است. پروژه از «خودکارسازی ایمیل پذیرش» شروع میشود و کمکم به «بازسازی کل سیستم پذیرش مشتری» تبدیل میشود. هدف اصلی زیر خواستههای جدید گم میشود، زمانبندی دو برابر میشود و تیم اعتمادش را از دست میدهد. محدود نگه داشتن اولین پروژه محدودیت نیست. استراتژی است.
موفقیت سریع شما احتمالاً در یک کاری پنهان شده که کسی در تیمتان هر هفته انجام میدهد و هرگز به خودش نگفته «چرا هنوز اینطوریه؟» هدف این اولین پروژه تحول کسبوکار شما نیست. هدف این است که به شکلی کوچک و ملموس ثابت کنید هوش مصنوعی میتواند اینجا، در شرکت شما، با تیم شما، روی مشکلات واقعی شما کار کند. این اثبات از هر سند استراتژیک ارزشمندتر است.
اگر میخواهید بررسی کنید کدام مشکل در کسبوکار شما میتواند اولین موفقیت سریع هوش مصنوعیتان باشد، یک تماس رایگان ۱۵ دقیقهای از طریق fa/book/ رزرو کنید.