یک دسته کار هست که تیم شما هر هفته انجام می‌دهد، و احتمالاً بعضی از آن‌ها می‌توانند بدون دخالت کسی اجرا شوند. سوال این نیست که آیا اتوماسیون ارزش دارد یا نه. سوال این است که چه چیزی را اول اتوماسیون کنید، و چطور از هدر دادن پول روی چیز اشتباه جلوگیری کنید.
این تفاوت مهم‌تر از چیزی است که اکثر مردم فکر می‌کنند.
چرا بیشتر پروژه‌های اتوماسیون شکست می‌خورند
رایج‌ترین دلیل شکست اتوماسیون، ابزار بد نیست. انتخاب بد است، انتخاب اینکه چه چیزی را اتوماسیون کنید.
وقتی یک کسب‌وکار یک فرایند شکسته یا مبهم را اتوماسیون می‌کند، اتوماسیون مشکل را حل نمی‌کند. مشکل را سریع‌تر، در مقیاس بزرگ‌تر، و با دیده‌شدن کمتر تکرار می‌کند. ایرادها قفل می‌شوند و پیدا کردنشان سخت‌تر می‌شود.
یک اشتباه دوم هم هست که معمولاً دنبال اولی می‌آید: اتوماسیون در سطح مدیریت، بدون اینکه از کسانی که واقعاً کار را انجام می‌دهند پرسیده شود. کسی که هر روز با این فرایند سروکار دارد، می‌داند اصطکاک واقعی کجاست. نادیده گرفتن این گفت‌وگو، یک نسخه اتوماتیک از چیزی می‌سازد که مدیریت فکر می‌کند اتفاق می‌افتد، نه آنچه واقعاً اتفاق می‌افتد.
نتیجه: ابزاری که کسی بهش اعتماد ندارد، یک جریان کاری که هنوز نیاز به دخالت دستی دارد، و تیمی که برمی‌گردد و همه چیز را دستی انجام می‌دهد. ابزار مقصر شناخته می‌شود. مشکل اصلی تصمیمی بود که قبل از ابزار گرفته شد.
پنج جریان کاری که نتیجه واقعی می‌دهند
بعضی جریان‌های کاری نسبت به بقیه گزینه‌های بهتری هستند. اینجا پنج مورد را معرفی می‌کنم که تقریباً در هر کسب‌وکار خدماتی وجود دارند و معمولاً نتایج روشن و سریعی می‌دهند.
ورود اطلاعات در چند سیستم. یک کارشناس پذیرش در یک دفتر مهاجرتی، هر بار که یک مشتری جدید می‌آید، همان نام، دسته‌بندی ویزا، و اطلاعات تماس را یک‌به‌یک در CRM، سیستم مدیریت اسناد، و ابزار پیگیری انطباق وارد می‌کند. یک داده، سه بار تایپ می‌شود، با سه فرصت برای اشتباهی که بعداً دردسرساز می‌شود. اتوماسیون فرم پذیرش را به هر سه سیستم وصل می‌کند. داده یک بار وارد می‌شود و همه جا می‌رسد.
زمان‌بندی قرار ملاقات و یادآوری. یک منشی در یک کلینیک، قبل از هر نوبت پیامک و ایمیل یادآوری می‌فرستد، صبح روز بعد غایبین را چک می‌کند و شروع به تماس برای تجدید وقت می‌کند. اتوماسیون به محض ثبت نوبت، یادآوری می‌فرستد، ۲۴ ساعت قبل پیگیری می‌کند، و غیبت را بدون اینکه کسی دستش را تکان بدهد به منشی اعلام می‌کند.
یادآوری فاکتور و پرداخت. فاکتورهایی که ارسال نمی‌شوند یا پیگیری نمی‌شوند، یک مشکل جریان نقدی هستند، نه یک مشکل حسابداری. وقتی ارسال فاکتور به یادآوری یک نفر بستگی داشته باشد، گاهی اتفاق نمی‌افتد. اتوماسیون به محض بسته شدن یک کار، فاکتور را می‌فرستد و مانده‌های پرداخت‌نشده را بر اساس یک برنامه ثابت پیگیری می‌کند، بدون اینکه کسی نیاز باشد آن را دستی دنبال کند.
تهیه گزارش. هماهنگ‌کننده عملیات در یک موسسه آموزشی، هر دوشنبه صبح وارد پنج ابزار جداگانه می‌شود، از هر کدام فایل اکسل خروجی می‌گیرد، اعداد را در یک فایل ارائه کپی می‌کند، و قبل از جلسه ساعت ۹ صبح برای مدیریت ایمیل می‌کند. این دو ساعت کار مکانیکی است، قبل از اینکه کار اصلی شروع شود. اتوماسیون داده را از همه منابع می‌کشد، با فرمت یکسان آماده می‌کند، و گزارش را ساعت ۷ صبح، قبل از رسیدن همه، به ایمیل تحویل می‌دهد.
چک‌لیست پذیرش مشتری جدید. یک دستیار حقوقی در یک دفتر وکالت، چهار ساعت صرف راه‌اندازی هر پرونده مشتری جدید می‌کند: ایجاد پوشه‌ها، تهیه قالب‌های سند، بررسی تعارض منافع، و ارسال پرسشنامه پذیرش. هر مرحله یکسان است. اتوماسیون به محض ایجاد یک رکورد مشتری جدید، همه این مراحل را راه‌اندازی می‌کند، و دستیار حقوقی یک چک‌لیست تکمیل‌شده را مرور می‌کند، نه اینکه از صفر بسازدش.
چطور یک جریان کاری ارزشمند برای اتوماسیون را تشخیص دهید
هر کار تکراری ارزش اتوماسیون ندارد. قبل از اینکه یکی را انتخاب کنید، آن را از سه سوال رد کنید.
آیا تکراری است؟ آیا این کار بر اساس یک برنامه ثابت یا هر بار که یک رویداد خاص اتفاق می‌افتد انجام می‌شود؟ یک مشاور ملک که هر بار که یک ملک جدید ثبت می‌شود، ۹۰ دقیقه صرف وارد کردن اطلاعات آن در چهار پلتفرم مختلف می‌کند، یک کار تکراری انجام می‌دهد. یک پروژه یک‌بار مصرف اینطور نیست.
آیا چند نفر یا چند سیستم را درگیر می‌کند؟ جریان‌های کاری که اطلاعات را بین سیستم‌ها جابجا می‌کنند، یا کار را بین اعضای تیم دست‌به‌دست می‌کنند، همان جایی هستند که خطاها جمع می‌شوند و زمان از دست می‌رود. یک فرایند که در یک جا با یک نفر است، دستی مدیریت کردنش بسیار ساده‌تر است.
آیا می‌توانید آن را گام‌به‌گام و واضح توضیح دهید؟ اگر نمی‌توانید هر مرحله را به زبان ساده بنویسید، اتوماسیون کمکی نمی‌کند. اتوماسیون از قوانین پیروی می‌کند. اگر قوانین مبهم یا ناسازگار باشند، اتوماسیون هم همینطور خواهد بود. آزمون ساده است: از دو نفر مختلف در تیمتان بخواهید فرایند را توضیح دهند. اگر توضیحاتشان با هم نمی‌خواند، فرایند باید اول روشن شود.
جریان کاری که از هر سه سوال رد شود، گزینه قوی است. آنی که در هر کدام ناموفق باشد، باید اول اصلاح یا شفاف شود.
با یکی شروع کنید، نه همه چیز
رایج‌ترین اشتباه بعد از شناسایی فرصت‌های اتوماسیون، تلاش برای انجام همه آن‌ها به یک‌باره است.
انتخاب همزمان پنج جریان کاری یعنی پنج چیزی که می‌توانند اشتباه پیش بروند، پنج تیمی که باید خودشان را تنظیم کنند، و هیچ راه روشنی برای فهمیدن اینکه چه چیزی کار کرد و چه چیزی نکرد. وقتی چیزی خراب می‌شود، و در چند هفته اول همیشه یک چیزی نیاز به تنظیم دارد، نمی‌دانید کجا را نگاه کنید.
شروع با یک جریان کاری به شما اجازه می‌دهد نتیجه را واضح ببینید. فاکتور همان روز ارسال می‌شود به جای سه روز بعد. اطلاعات مشتری دیگر دوباره تایپ نمی‌شود. گزارش دوشنبه قبل از رسیدن همه در صندوق ورودی منتظر است. وقتی می‌توانید به یک تغییر مشخص اشاره کنید، تیم شما به رویکرد اعتماد می‌کند و پروژه بعدی با انگیزه پیش می‌رود.
اتوماسیون یک پروژه تحول نیست. یک سری بهبودهای کوچک و ساده است که با گذر زمان روی هم انباشته می‌شوند. اولی لازم نیست بزرگ‌ترین باشد. باید واضح‌ترین باشد.
قدم بعدی
اگر چند جریان کاری در ذهن دارید اما مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، دو چیز می‌تواند کمک کند.
اول، یک چک‌لیست آمادگی برای هوش مصنوعی که به شما کمک می‌کند ارزیابی کنید آیا تیم، داده‌ها، و فرایندهای فعلی شما آماده پشتیبانی از اتوماسیون هستند، قبل از اینکه به چیزی متعهد شوید.
دوم، یک گفت‌وگو. اگر مطمئن نیستید کدام جریان کاری شما بیشتر از اتوماسیون سود می‌برد، یک تماس مقدماتی رایگان ۲۰ دقیقه‌ای از طریق fa/book/ رزرو کنید. فرایند فعلی شما را با هم بررسی می‌کنیم و یک نقطه شروع پربازده پیدا می‌کنیم.